Embaucher un salarié étranger : procédures et formalités
L’embauche d’un salarié étranger peut s’avérer complexe en raison des diverses procédures administratives et des formalités à respecter. Il est donc crucial pour les employeurs de bien comprendre les différentes étapes et les obligations légales pour éviter toute infraction. Cet article a pour objectif de vous guider à travers ce processus, en abordant les différents cas de figure, les procédures spécifiques, et les formalités communes à toutes les situations.
Les différents cas de figure selon la nationalité et la résidence
Le processus d’embauche d’un salarié étranger varie considérablement en fonction de sa nationalité, de son lieu de résidence et de son contrat de travail.
Salarié non ressortissant de l’Union Européenne
Si le salarié n’est pas citoyen de l’Union Européenne, la procédure d’embauche diffère selon qu’il réside déjà en France ou non.
- Salarié ne résidant pas en France : L’employeur doit initier une demande de permis de travail auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Cette procédure, dite d’« introduction », est nécessaire pour que le salarié puisse travailler légalement en France.
- Salarié résidant en France : Si le salarié possède déjà un visa ou un titre de séjour, la procédure est simplifiée. Certains titres de séjour valent autorisation de travail. L’employeur doit cependant vérifier l’authenticité du titre de séjour auprès de la préfecture, au minimum 2 jours avant le début du contrat.
Salarié ressortissant de l’Union Européenne
L’embauche d’un citoyen de l’Union Européenne est généralement plus simple. En vertu du principe de libre circulation des travailleurs, l’employeur n’a pas à obtenir de permis de travail. Cette règle s’étend également aux citoyens de l’Espace Économique Européen (EEE) ainsi qu’à ceux de Suisse, Monaco, Andorre et Saint-Marin. L’employeur doit respecter les modalités d’embauche habituelles, comme pour un salarié français.
Procédures spécifiques selon le lieu de résidence
La procédure d’embauche varie considérablement selon que le salarié réside déjà en France ou non.
Salarié ne résidant pas en France : La procédure d’introduction
Pour un salarié non-européen ne résidant pas en France, l’employeur doit suivre une procédure d’introduction qui comprend plusieurs étapes:
- Publication d’une offre d’emploi : L’employeur doit publier une offre d’emploi sur le site de France Travail pendant au moins trois semaines afin d’attester que l’emploi ne peut être pourvu par un salarié résidant en France.
- Dépôt de la demande d’introduction : Une fois la période de publication terminée, l’employeur doit déposer une demande d’introduction auprès de la DREETS, au moins un mois avant la prise de fonction du salarié. Le dossier doit inclure des justificatifs d’identité du salarié, l’offre d’emploi, une attestation de France Travail et l’objet du contrat de travail.
- Examen du dossier et décision : L’administration examine le dossier et rend une décision. En cas d’accord, l’employeur doit s’acquitter d’une taxe. Le salarié doit ensuite effectuer les démarches auprès du consulat français pour obtenir un visa ou titre de séjour.
Salarié résidant en France : Simplification des démarches
Si le salarié étranger réside déjà en France avec un titre de séjour valide, la procédure est allégée.
- Vérification du titre de séjour : L’employeur doit impérativement vérifier la validité et l’authenticité du titre de séjour auprès de la préfecture. Cette vérification doit être effectuée au moins 48h avant la prise de poste du salarié.
- Pas de demande d’autorisation de travail : Lorsque le salarié possède un titre de séjour valant autorisation de travail, l’employeur n’a pas besoin de faire une demande auprès des services concernés.
Les formalités communes à tous les cas de figure
Certaines formalités sont communes à toutes les embauches, qu’il s’agisse de salariés français ou étrangers :
- Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) : L’employeur doit obligatoirement rédiger et transmettre la DPAE à l’URSSAF avant l’embauche du salarié. Cette déclaration permet d’immatriculer le salarié auprès de la sécurité sociale.
- Rédaction du contrat de travail : Un contrat de travail doit être établi, précisant les termes de l’engagement, la nature et la durée du contrat, la rémunération etc..
- Affiliation aux organismes sociaux : L’employeur doit s’assurer de l’affiliation du salarié aux différents organismes (CPAM, caisse de retraite, etc.).
- Visite d’information et de prévention : Le salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention, réalisée dans les 3 mois suivant son embauche.
Taxes et obligations financières
L’embauche d’un travailleur étranger peut entraîner des obligations financières pour l’employeur.
- Taxe OFII : Les employeurs qui embauchent un salarié étranger ne résidant pas en France doivent s’acquitter d’une taxe auprès de l’OFII. Cette taxe est due après l’obtention de l’autorisation de travail et son montant varie en fonction de la durée du travail et du salaire versé.
- Taxe due par les employeurs de main d’œuvre étrangère : Après avoir obtenu l’autorisation de travail, l’employeur devra s’acquitter de la taxe due par les employeurs de main-d’œuvre étrangère. Cette taxe est gérée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) depuis 2023 et suit le régime d’imposition à la TVA de l’employeur.
Sanctions en cas de recrutement irrégulier
Le non-respect des procédures d’embauche peut entraîner des sanctions sévères pour l’employeur :
- Embauche d’un salarié sans titre de séjour : L’employeur peut être condamné à 5 ans d’emprisonnement et 15 000 € d’amende par salarié. Ces sanctions peuvent être plus lourdes en cas d’embauche en bande organisée.
- Embauche d’un salarié avec un titre de travail non conforme : L’employeur risque un an d’emprisonnement et 1 500 € d’amende si le salarié est embauché dans des conditions différentes de celles mentionnées sur le titre de travail.
Points importants à retenir
- L’employeur est responsable de la vérification du titre de séjour et de l’autorisation de travail du salarié étranger.
- Les salariés étrangers doivent bénéficier des mêmes droits que les salariés français.
- Les formalités administratives varient selon la nationalité et le lieu de résidence du salarié.