J’embauche un apprenti, que dois-je faire ?
Lorsque l’opportunité d’intégrer un apprenti dans votre entreprise se présente, vous entrez dans un processus de démarches administratives essentielles mais parfois complexes. Voici un guide détaillé pour vous aider à naviguer avec succès dans ces formalités.
Comment embaucher en contrat d’apprentissage ? Formalités ⬇️
Établissement du contrat d’apprentissage
Pour commencer, il est impératif d’établir un contrat d’apprentissage. Utilisez le formulaire Cerfa FA 13, également disponible sur alternance.emploi.gouv.fr, pour rédiger ce contrat. Assurez-vous de fournir les détails requis sur votre entreprise, sur le maître d’apprentissage ainsi que sur l’apprenti. N’oubliez pas d’inclure la convention de formation et tout document pédagogique nécessaire.
Le dossier complet comprend le contrat d’apprentissage (formulaire Cerfa FA 13) signé par l’employeur et le futur apprenti (ainsi que son représentant légale si l’apprenti à moins de 18 ans), la convention de formation ou une annexe pédagogique et financière dans le cas d’un centre de formation d’apprentis interne à l’entreprise, ainsi que, le cas échéant, la convention tripartite permettant d’ajuster la durée du contrat ou de la période d’apprentissage en fonction du niveau initial de compétences de l’apprenti ou des compétences acquises.
Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Dans les 8 jours précédant l’embauche, effectuez la DPAE auprès de l’Urssaf ou la MSA. Cette déclaration est essentielle pour se conformer aux obligations légales lors de l’embauche d’un nouvel employé, y compris les apprentis.
Transmission du contrat à l’OPCO
L’étape suivante consiste à transmettre le contrat d’apprentissage à votre Opérateur de Compétences (OPCO) pour l’enregistrement : AKTO (pour la restauration), Ocapiat (secteur alimentaire), Constructys (secteur du bâtiment)… il en existe 11 à ce jour. Déposez le contrat d’apprentissage accompagné du dossier complet au plus tard 5 jours après le début de l’exécution du contrat. Cette démarche est fondamentale et vous assure une conformité totale.
Visite médicale d’embauche
La visite médicale d’information et de prévention est obligatoire à l’embauche d’un apprenti. Planifiez cette visite à la Médecine du Travail. Dans certains cas spécifiques, un médecin de ville peut effectuer cette visite conformément à la loi « Avenir professionnel de 2018 ».
Dérogations et autorisations pour les apprentis mineurs
Pour les apprentis mineurs, demandez les dérogations nécessaires à l’Inspection du Travail ou à la Préfecture. Cela inclut des demandes liées à l’utilisation de machines dangereuses, aux heures supplémentaires, au travail de nuit et aux travailleurs étrangers.