Frais de transport : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Toute entreprise du secteur privé doit obligatoirement prendre en charge une partie des frais de transport engagés par les salariés pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail. Cette prise en charge est considérée comme un élément variable de paie. La loi définit les types de titres de transport concernés ainsi que la base de remboursement. Cette participation de l’employeur peut donner lieu à des exonérations sociales et fiscales.
Qui sont les salariés concernés par la prise en charge des frais de transport ?
La prise en charge d’une partie des frais de transport concerne tous les salariés des entreprises du secteur privé, quel que soit leur type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation). Les salariés à temps plein et à temps partiel sont concernés. Il est important de noter que les stagiaires bénéficient également d’une prise en charge d’une partie de leurs frais de transport, dans les mêmes conditions que les salariés.
Quels sont les frais de transport concernés par la prise en charge ?
Frais de transport en commun
L’employeur est tenu de prendre en charge les frais de transport des salariés liés à l’utilisation de transports en commun ou de services publics. Cette obligation concerne les abonnements de transport public (métro, bus, tramway, train) et les services publics de location de vélos. La prise en charge doit couvrir l’intégralité du trajet domicile-travail, même si plusieurs abonnements sont nécessaires. Seuls les abonnements émis par la SNCF ou d’autres entreprises de transport ou de services publics sont concernés. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas concernés par cette prise en charge.
Frais de transport personnel
L’employeur n’a aucune obligation de prendre en charge les frais de transport des salariés liés à l’utilisation d’un véhicule personnel. Cependant, le remboursement des frais d’essence peut être mis en place par un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE). Lorsque le remboursement des frais de transport personnel est instauré, il peut prendre la forme d’une prime de transport, d’une indemnité kilométrique ou d’un forfait mobilité durable. La prise en charge des frais de transport personnel est facultative. Elle n’est applicable que si la résidence ou le lieu de travail est hors zone couverte par les transports urbains ou si les horaires de travail empêchent l’utilisation des transports en commun. La prise en charge doit être faite pour l’ensemble du personnel éligible, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.
Forfait mobilités durables
L’employeur peut prendre en charge, sous la forme d’un « forfait mobilités durables », tout ou partie des frais de déplacement domicile/travail engagés par les salariés utilisant des moyens de transport dits « à mobilité douce » ou de « mobilité partagée ». Sont concernés le vélo, le covoiturage, les transports publics (hors abonnements), les services de mobilité partagée (location de véhicules). Les trottinettes, mono-roues et autres engins de déplacement personnel sont également inclus. Cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales, dans la limite de 500 € par an et par salarié, portée temporairement à 700 € pour 2024. Un justificatif annuel est nécessaire.
Quelle est la base de remboursement des frais de transport ?
Le remboursement des frais de transport doit avoir lieu mensuellement, au plus tard à la fin du mois suivant l’achat ou le renouvellement du titre. La prise en charge des frais de transport s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport. Le remboursement est calculé sur la base d’un tarif de 2ème classe et du trajet le plus court. Les salariés à mi-temps ou plus sont remboursés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. Si la durée de travail est inférieure à un mi-temps, le remboursement est effectué au prorata du nombre d’heures travaillées. Le montant de remboursement doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie. La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement.
Quelles sont les exonérations sociales et fiscales pour l’employeur ?
Lorsque le remboursement des frais de transport par l’employeur s’effectue à hauteur de la prise en charge obligatoire prévue par la loi (50%), celui-ci est exonéré de cotisations et contributions sociales. La prise en charge des frais de transport au-delà de 50% est également exonérée, dans la limite des frais réellement engagés par le salarié, si l’éloignement du domicile n’est pas un choix personnel. En 2024, de manière exceptionnelle, la prise en charge des frais de transport est totalement exonérée dans la limite de 75 % du coût de l’abonnement de transport public pour tous les salariés. En 2025, l’exonération est de 50%. La prise en charge obligatoire des frais de transport est cumulable avec le forfait mobilités durables, dans la limite globale de 800€ par an et par salarié.
Modalités de remboursement
Le remboursement est effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres. La prise en charge est subordonnée à la remise d’un justificatif par le salarié. En cas de changement concernant le remboursement des frais de transport, l’employeur doit en avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Sanctions
Le non-respect de l’obligation de prise en charge des frais de transports publics expose l’employeur à une amende.
Accords collectifs
Un accord collectif peut prévoir des dispositions plus favorables que la loi en matière de prise en charge des frais de transport. En l’absence d’accord collectif, l’employeur décide du montant de la prise en charge des frais de transports publics, qui doit être au moins égale à 50 % du coût des titres d’abonnement.